KVKK Aydınlatma Metni
Sürüm: 2026-08-24.1
Bu metin, OmaxPMS ("Şirket", "OmaxPMS", "biz") tarafından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. Hangi kişisel verinizi, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak işlediğimizi, kimlerle paylaştığımızı, ne kadar sakladığımızı ve bu konuda sahip olduğunuz hakları açıklar.
Bu metin iki ayrı ilişkiyi kapsar
- Satış sitesi ve abonelik ilişkisi (https://omaxpms.com/): Burada veri sorumlusu Şirket'tir. Bu metnin tamamı bu ilişki için geçerlidir.
- Otel yönetim paneli içindeki misafir verileri
(
<firma>.omaxpms.com): Burada veri sorumlusu, paneli kullanan otel işletmesidir; Şirket yalnızca veri işleyen sıfatıyla hareket eder. Ayrıntı için aşağıdaki 9. bölüme bakınız.
1. Veri sorumlusunun kimliği
KVKK m.3/1-ı uyarınca veri sorumlusu aşağıda kimliği belirtilen tüzel/gerçek kişidir:
- Ticaret unvanı
- —
- Açık adres
- —
- Vergi dairesi
- —
- Vergi / TC kimlik numarası
- —
- İletişim e-postası
- —
- Telefon
- 0501 701 22 42
- İnternet adresi
- https://omaxpms.com/
2. İşlenen kişisel veriler, amaçları ve hukuki sebepleri
Aşağıdaki tablo, hangi veriyi hangi amaçla ve KVKK'nın hangi hükmüne dayanarak işlediğimizi gösterir. Tabloda yer almayan bir veri kategorisi işlenmez.
2.1. Müşteri hesabı ve abonelik
| Veri kategorisi | İşlenen veriler | Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5) |
|---|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim | Ad soyad, işletme adı, e-posta, telefon | Hesap açılması, girişin doğrulanması, hizmete ilişkin bilgilendirme, destek verilmesi | m.5/2-c — sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması |
| Hesap güvenliği | Parola özeti (geri çevrilemez), "beni hatırla" kaydı, oturum bilgisi | Yetkisiz erişimin önlenmesi, oturum yönetimi | m.5/2-f — meşru menfaat (hesap güvenliği) |
| Google ile giriş | Google hesabınızın ad, e-posta ve hesap kimliği bilgisi | Parola oluşturmadan hesap açılması ve girişin sağlanması | m.5/2-c — yalnızca bu yöntemi seçtiyseniz |
| Hesap notları | Satış ve destek sürecinde ekibimizin hesabınıza düştüğü serbest metin notlar | Görüşme geçmişinin izlenmesi, talebinizin sürekliliğinin sağlanması | m.5/2-f — meşru menfaat |
| Abonelik ve kurulum | Paket, dönem, panel alt alan adı, oda sayısı, yıldız sayısı, otel telefonu, yönetici e-postası | Otel panelinin kurulması ve paket kapsamının uygulanması | m.5/2-c |
2.2. Sipariş, ödeme ve faturalandırma
| Veri kategorisi | İşlenen veriler | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|---|
| Fatura bilgileri | Fatura unvanı, vergi dairesi, VKN/TCKN, fatura adresi (il, ilçe, mahalle, posta kodu, açık adres) | Faturanın düzenlenmesi, muhasebe ve vergi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi | m.5/2-ç — hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (VUK, TTK) |
| İşlem güvenliği (ödeme) | Ödeme yöntemi, tutar, işlem referansı, kart markası ve kart numarasının son dört hanesi | Ödemenin eşleştirilmesi, iade ve itirazların incelenmesi | m.5/2-c ve m.5/2-e — hakkın tesisi ve korunması |
| Kart bilgileri | Kart numarasının tamamı, son kullanma tarihi ve CVV sistemimizde saklanmaz. Kart ile ödeme, yetkili ödeme kuruluşunun altyapısı üzerinden alınır. | — | — |
2.3. Site kullanımı, güvenlik ve kayıtlar
| Veri kategorisi | İşlenen veriler | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|---|
| Ziyaret (trafik) kayıtları | IP adresi, ülke/şehir bilgisi, tarayıcı ve cihaz türü, görüntülenen sayfa, yönlendiren adres, kampanya etiketi, ziyaret zamanı ve süresi | Sitenin ölçülmesi ve iyileştirilmesi, kötüye kullanımın tespiti, arıza incelemesi | m.5/2-f — meşru menfaat (sistem güvenliği, kötüye kullanımın tespiti, hizmetin ölçülmesi) |
| İşlem (denetim) kayıtları | Kullanıcı adı, IP, tarayıcı, işlem zamanı, yapılan değişikliğin özeti | Yetkisiz veya hatalı işlemin tespiti, güvenlik olaylarının incelenmesi, ispat | m.5/2-e ve m.5/2-f |
| Sunucu erişim günlükleri | IP adresi, istenen adres, tarih, yanıt kodu | Arıza incelemesi, saldırı ve kötüye kullanımın tespiti | m.5/2-f — meşru menfaat |
| E-posta kayıtları | Alıcı adresi, konu, gönderilen içerik, gönderim durumu | Bilgilendirmenin yapıldığının ispatı, teslim edilemeyen iletilerin tespiti | m.5/2-c ve m.5/2-e |
Sitede Google Analytics benzeri üçüncü taraf bir ölçüm/reklam betiği kullanılmaz; ziyaret ölçümü kendi sunucumuzda yapılır ve bu veri pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya devredilmez. Ziyaretçiyi tanımak için çerez kullanılmaz; bunun yerine IP ve tarayıcı imzasından türetilen, geri çevrilemeyen bir gruplama anahtarı üretilir. Ayrıntı için Çerez Politikası.
2.4. Talep, destek ve iletişim
- Demo talebi formu: ad soyad, e-posta, işletme adı, oda sayısı ve mesajınız — talebinize dönüş yapılması amacıyla; hukuki sebep m.5/2-f (talebe cevap verilmesindeki meşru menfaat) ve talep sözleşme görüşmesine dönüşürse m.5/2-c.
- Destek talepleri: talep konusu, mesaj içeriği ve yazışma geçmişi — destek hizmetinin sunulması amacıyla; hukuki sebep m.5/2-c.
- Bayi/iş ortağı bilgileri: ad, e-posta, telefon, fatura unvanı, VKN/TCKN ve IBAN — hakediş hesaplanması ve ödenmesi amacıyla; hukuki sebep m.5/2-c ve m.5/2-ç.
2.5. Telefon hattı ve sesli asistan
Şirkete ait telefon hattını aradığınızda görüşme ses olarak kaydedilir. Bu, hattın o an hangi modda çalıştığından bağımsızdır: çağrı ister bir yetkiliye aktarılsın ister yapay zekâ destekli asistan tarafından karşılansın, kayıt alınır. Kayıt çağrı cevaplandığı anda başlar.
| Veri kategorisi | İşlenen veriler | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|---|
| Çağrı künyesi | Arayan numara, tarih, süre, çağrının nasıl sonuçlandığı | Talebin karşılanması ve takibi, hattın işleyişinin izlenmesi | m.5/2-c ve m.5/2-f |
| Ses kaydı | Görüşmenin ses kaydı | Hizmet kalitesinin denetlenmesi, talebin doğru anlaşılması, olası uyuşmazlıkta ispat | m.5/2-f — meşru menfaat |
| Konuşma dökümü ve özeti | Asistan modunda konuşmanın yazıya dökülmüş hâli ve kısa özeti | Talebin ve varsa rezervasyonun kayda geçirilmesi | m.5/2-c ve m.5/2-f |
Çağrının başında sesli bir karşılama anonsu çalınır. Kaydın alınması için ayrı bir onay adımı bulunmaz; dayanak açık rıza değil, yukarıda belirtilen meşru menfaattir. Görüşmenizin kaydedilmesini istemiyorsanız talebinizi telefon yerine e-posta ya da iletişim formu üzerinden iletebilirsiniz.
KVKK m.11 uyarınca kaydınızın silinmesini talep edebilir ve meşru menfaate dayanan bu işlemeye itiraz edebilirsiniz. Talebiniz otuz gün içinde değerlendirilir; kaydın saklanmasını gerektiren üstün bir menfaat yoksa kayıt silinir.
Asistan modunda konuşmanın sesi, yanıt üretilebilmesi için yurt dışındaki bir yapay zekâ hizmet sağlayıcısına aktarılır; ayrıntı için 4.1. bölüm.
3. Kişisel verilerin toplanma yöntemi
- Sitedeki formları doldurmanız (kayıt, satın alma, deneme, demo talebi, destek talebi) yoluyla,
- Hesabınıza giriş yapmanız ve paneli kullanmanız sırasında otomatik olarak (sunucu kayıtları, ziyaret ve işlem kayıtları),
- Google ile giriş yolunu seçmeniz hâlinde Google'dan,
- Telefonla aramanız hâlinde çağrı altyapısı üzerinden,
- E-posta, telefon veya iş ortaklarımız aracılığıyla bize ulaşmanız hâlinde ilgili kanaldan toplanır.
Verileriniz kısmen otomatik, kısmen otomatik olmayan yollarla işlenir. Sizi pazarlama amacıyla profilleyen, puanlayan veya segmentlere ayıran bir sistem kullanılmaz. Sitede yalnızca güvenlik amaçlı otomatik tedbirler vardır: form gönderimlerinde bot süzgeci ve arka arkaya başarısız giriş denemelerinde geçici sınırlama. Bu tedbirler hakkınızda hukuki sonuç doğurmaz ve her hâlde bize telefon veya e-posta ile ulaşabilirsiniz. KVKK m.11/1-g uyarınca otomatik bir işlemin sonucuna itiraz etme hakkınız saklıdır.
4. Kişisel verilerin aktarılması
Verileriniz aşağıdaki alıcı gruplarına, yalnızca belirtilen amaçla ve amaçla sınırlı ölçüde aktarılır (KVKK m.8). Kişisel verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satmayız, kiralamayız ve devretmeyiz.
| Alıcı grubu | Aktarılan veri | Amaç |
|---|---|---|
| Barındırma (hosting) sağlayıcısı — Türkiye | Sunucuda tutulan tüm veriler | Sistemin barındırılması. Sunucular Türkiye'dedir. |
| Yetkili ödeme kuruluşu / banka | Ödeme için gerekli kart ve işlem bilgileri | Ödemenin alınması, iade ve itirazlar |
| Mali müşavir, muhasebe ve e-fatura hizmet sağlayıcısı | Fatura ve ödeme bilgileri | Yasal defter, belge ve beyan yükümlülükleri |
| İş ortakları (bayiler) | Yalnızca kendi getirdiği müşteriye ait sınırlı hesap ve sipariş bilgisi | Satış desteği ve hakediş hesabı |
| Hukuk, denetim ve tahsilat danışmanları | Uyuşmazlık konusuyla sınırlı veriler | Hakkın tesisi, kullanılması ve korunması |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Talep edilen ve mevzuatın gerektirdiği veriler | Kanunlarda öngörülen bilgi ve belge verme yükümlülüğü |
4.1. Yurt dışına aktarım
Sistemin ana veri tabanı ve dosyaları Türkiye'deki sunucularda tutulur. Bununla birlikte aşağıdaki hizmetler nedeniyle sınırlı veri yurt dışına aktarılmaktadır:
| Hizmet | Aktarılan veri | Ne zaman |
|---|---|---|
| İçerik dağıtım ağı ve güvenlik duvarı (Cloudflare) | IP adresi, tarayıcı bilgisi, istek üstverisi | Siteye yapılan her istekte |
| Google — "Google ile giriş" | Kimlik doğrulama için gerekli hesap bilgileri | Yalnızca bu giriş yöntemini seçtiğinizde |
| Google — adres önerisi (Places) | Fatura adresi alanına yazdığınız metin | Yalnızca adres alanına yazarken |
| Açık kaynak harita servisi (Photon/OpenStreetMap) | Cadde/sokak arama metni | Adres önerisi için yedek kanal olarak |
| Yazı tipi ve arayüz kütüphanesi dağıtım ağları | IP adresi ve tarayıcı bilgisi | Sayfa görüntülenirken |
| Otel panelindeki yapay zekâ asistanı (etkinleştirilirse) | Personelin asistana yazdığı mesajlar ve asistanın eriştiği kayıtlar — misafir adı, iletişim ve kimlik bilgileri dâhil olabilir | Yalnızca otel bu özelliği açtıysa ve personel asistanı kullandığında |
| Yapay zekâ destekli sesli asistan sağlayıcısı | Görüşmenin sesi ve metne dökümü | Hat yapay zekâ modundayken, görüşme boyunca |
Yurt dışına aktarım, KVKK m.9 çerçevesinde; Kurulca yeterlilik kararı verilmiş bir ülke söz konusuysa bu karara, aksi hâlde m.9/2'deki uygun güvencelerden birine (Kurulun ilan ettiği standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya Kurulca izin verilmiş taahhütname) dayanılarak yapılır. Bunların hiçbiri sağlanamıyorsa aktarım yalnızca m.9/6'daki arızi hâllerde ve ilgili kişinin riskler hakkında bilgilendirilerek verdiği açık rızasıyla gerçekleştirilir. Aktarıma ilişkin güvencenin bir örneğini talep ederseniz, başvuru üzerine bilgi veririz.
5. Saklama süreleri
Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve mevzuatta öngörülen zamanaşımı/saklama süreleri kadar saklanır; sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir (KVKK m.7).
| Veri | Süre | Dayanak |
|---|---|---|
| Hesap ve abonelik bilgileri | İlişki sürdüğü sürece; sona ermesinden itibaren 10 yıl | TTK m.82, TBK m.146 (genel zamanaşımı) |
| Sipariş, fatura ve ödeme kayıtları | 10 yıl | TTK m.82; VUK m.253 (asgari 5 yıl) |
| İşlem (denetim) kayıtları | 2 yıl | Meşru menfaat ve ispat (KVKK m.5/2-e, m.5/2-f) |
| Ziyaret (trafik) kayıtları — ayrıntılı | 90 gün, ardından yalnızca kişisel veri içermeyen günlük toplamlar kalır | Veri minimizasyonu (KVKK m.4) |
| Sunucu erişim günlükleri | 14 gün | Veri minimizasyonu; günlük döndürme |
| E-posta gönderim kayıtları | 3 yıl | İspat menfaati |
| Demo talepleri | 1 yıl | Amaçla sınırlılık |
| Çağrı ses kaydı, konuşma dökümü ve görüşme özeti | 1 yıl; silme talebiniz kabul edilirse derhâl | Meşru menfaat; amaçla sınırlılık |
| Çağrı künyesi (numara, tarih, süre) | 2 yıl | Hizmetin ifası ve meşru menfaat |
| "Beni hatırla" kayıtları | 30 gün | Çerezin ömrü |
| Sistem durumu ölçümleri | 35 gün | Kişisel veri içermez |
6. Veri güvenliği
KVKK m.12 uyarınca aldığımız teknik ve idari tedbirlerden başlıcaları:
- Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir; site bir güvenlik duvarı ve DDoS koruması arkasındadır.
- Parolalar geri çevrilemeyecek biçimde özetlenerek saklanır; düz metin parola tutulmaz.
- Kart numarası ve CVV saklanmaz.
- Her otelin verisi ayrı veri tabanında tutulur; firmalar birbirinin verisine erişemez.
- Yönetim paneline erişim rol bazlıdır; veri değiştiren her işlem kim, ne zaman, neyi bilgisiyle kayda geçer.
- Sunucuya erişim yalnızca SSH anahtarı ile yapılır; parolayla erişim kapalıdır.
- Başarısız giriş denemeleri sınırlandırılır; şüpheli erişim denemeleri kaydedilir.
- Erişim yetkileri "bilmesi gereken" ilkesine göre verilir; çalışan ve tedarikçilerle gizlilik yükümlülüğü kararlaştırılır.
Hiçbir sistem mutlak güvenlik sağlamaz. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edildiğini tespit edersek, KVKK m.12/5 uyarınca en kısa sürede ve her hâlde 72 saat içinde Kurula, makul olan en kısa sürede de ilgili kişilere bildiririz.
7. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız
Veri sorumlusuna başvurarak şunları talep edebilirsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.1. Başvuru yolu
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; kimliğinizi tespite yarayan bilgilerle birlikte yazılı olarak yukarıdaki adrese, kayıtlı elektronik posta (KEP) ile, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce sistemimize bildirdiğiniz ve kayıtlı bulunan e-posta adresinizden yukarıda belirtilen e-posta adresine iletebilirsiniz.
Başvurunuz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verdiğimiz cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).
8. Ticari elektronik iletiler
Size gönderdiğimiz e-postaların büyük bölümü hizmetin işleyişine ilişkin bilgilendirmelerdir (sipariş onayı, ödeme bildirimi, kurulum bilgileri, deneme süresi hatırlatması, destek yanıtları). 6563 sayılı Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca, devam eden bir sözleşme ilişkisi kapsamındaki bu tür bilgilendirmeler için ayrıca onay aranmaz ve bunlar reddetme hakkının kapsamı dışındadır.
Tanıtım, kampanya ve pazarlama içerikli ticari elektronik iletiler ise yalnızca onayınız alınarak ve İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilerek gönderilir. Bu tür iletileri almayı, iletinin içindeki bağlantıdan, İYS üzerinden veya bize yazarak ücretsiz olarak ve gerekçe göstermeksizin her zaman reddedebilirsiniz.
9. Otel panelindeki misafir verileri — veri işleyen sıfatımız
OmaxPMS otel yönetim panelini kullanan işletme, panele girdiği misafir, çalışan ve cari hesap verileri bakımından veri sorumlusudur. Bu veriler arasında misafirin kimlik bilgileri (ad soyad, T.C. kimlik veya pasaport numarası, uyruk, doğum tarihi), iletişim bilgileri, konaklama ve ödeme kayıtları bulunur.
- Şirket, bu veriler bakımından yalnızca veri işleyendir (KVKK m.3/1-ğ) ve verileri otelin yazılı talimatları ve abonelik sözleşmesi çerçevesinde, sadece hizmetin sunulması amacıyla işler.
- Şirket bu verileri kendi amaçları için kullanmaz, üçüncü kişilere satmaz ve otelin talimatı dışında aktarmaz. İstisnası, kanunen yetkili kamu kurumlarının talepleridir.
- Misafirlerin aydınlatılması, gerekli hâllerde açık rızalarının alınması, ilgili kişi başvurularının karşılanması ve varsa VERBİS kaydı otelin sorumluluğundadır. Şirket, otele bu taleplerin karşılanmasında makul teknik desteği sağlar.
- 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamındaki bildirimler otelin yükümlülüğüdür; sistem yalnızca bu bildirimin yapılmasına aracılık eden teknik bir araçtır.
- Abonelik sona erdiğinde otelin verisi, sözleşmede kararlaştırılan süre içinde otele teslim edilir ve ardından silinir veya anonim hâle getirilir.
Bir otel panelinin misafiri, çalışanı veya cari hesabıysanız, kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi öncelikle ilgili otel işletmesine yöneltmeniz gerekir. Bize ulaşan bu tür talepleri, ilgili otele yönlendirir ve gecikmeksizin otele bildiririz.
10. Çocukların verileri
OmaxPMS bir işletme yazılımıdır; hizmet çocuklara yönelik değildir ve 18 yaşından küçüklerden bilerek kişisel veri toplanmaz. Bir çocuğa ait verinin rızası olmaksızın sistemimize girildiğini öğrenirsek gecikmeksizin sileriz.
11. Bu metindeki değişiklikler
Mevzuattaki değişiklikler veya hizmetimizdeki gelişmeler nedeniyle bu metin güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki yürürlük tarihi ve sürüm numarası hangi metnin geçerli olduğunu gösterir. Esaslı değişikliklerde kayıtlı kullanıcılarımızı ayrıca bilgilendiririz.